意味
内容証明郵便は、いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を送ったかを、日本郵便株式会社が証明する郵便です。郵便法は、郵便の業務を日本郵便株式会社が行うと定めています。
郵便法は、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定めています。内容証明郵便は、こうした文書の内容と差し出した事実を、後から示せるようにする仕組みです。配達証明と併せて使うと、相手に届いたことも証明できます。
内容証明郵便を送ったこと自体で、特別な法的効力が生じるわけではありません。民法は「第二節 意思表示」で意思表示についての規定を置いています。内容証明郵便は、請求や解除などの意思表示をした証拠として使われます。
会社が備えること
会社の実務では、相手に意思を伝えたことを後から示す必要がある場面で使われます。
- 売掛金などの支払を求める請求の通知
- 時効の完成猶予に関わる催告（民法「第七章 時効」）
- 契約を解除する旨の通知（民法「第四款 契約の解除」）
- 取引先からの請求や警告に対する回答
送る側は、差し出した文書の控えと証明を受けた書類を、契約書や請求書と一緒に保管します。受け取る側は、届いた日と書かれた内容を記録し、回答を求める期限が書かれているかを確認します。
届いたときの対応は、取引先から内容証明郵便が届きました。どう対応すればよいですかで取り上げています。請求していない売掛金と時効の関係は、売掛金を請求していないときの時効のご相談で取り上げています。
関連する改正
取引先との争いが訴訟に進んだときの手続の変化は、次のコラムで扱っています。