何が問題になるか

場面

取引先から電話やメールで依頼を受け、契約書を交わさないまま作業や納品を始めてしまうことがあります。急ぎの案件や、付き合いの長い相手との取引で起こりやすい場面です。後になって、代金の額や納期、仕様について相手方と認識が食い違い、契約そのものが成立しているのかと不安になるご相談があります。

法律の整理

契約は口頭でも成立します。契約書が無いことだけで、契約が無かったことにはなりません。問題になるのは成立の有無ではなく、金額・納期・仕様・支払条件を証明できるかどうかです。

民法第522条は、第1項で、契約の内容を示して締結を申し入れる意思表示に対し、相手方が承諾をしたときに契約が成立すると定めています。そのうえで、第2項で、「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。」と定めています。

そのため、合意の中身を後から示せるかが問題になります。発注書・見積書・メール・チャットを保全し、相手方へ確認書を送って内容を固めることが大切です。

一方で、取適法やフリーランス法の対象となる取引では、発注時に取引条件を書面または電磁的方法で明示することが義務です。契約書を交わしていない場合は、後からでも交付します。

合意の中身を後から示せるか

電話での依頼の後に、発注書やメールの記録を一つのフォルダーにまとめる担当者
発注書・見積書・メール・チャットを保全し、相手方へ確認書を送って内容を固めることが大切です。

会社が備えること

確認すること

  • 依頼を受けた経緯(電話・メール・チャット・対面など)
  • 金額・納期・仕様・支払条件について、やり取りの記録が残っているか
  • 発注書・見積書・請求書など、書面やデータがどこまでそろっているか
  • 相手方との取引が、取適法やフリーランス法の対象になるか
  • すでに作業・納品・支払がどこまで進んでいるか

対応

  • 発注書・見積書・メール・チャットの記録を消さずに保全する
  • 合意した金額・納期・仕様・支払条件をまとめた確認書を作り、相手方へ送る
  • 相手方から返信や異議があれば、その記録も残す
  • 取適法・フリーランス法の対象取引であれば、明示すべき事項を記載した書面またはデータを後からでも交付する
  • 今後の取引に向けて、基本契約書と個別契約(注文書・注文請書)の二層の形に整える

基本契約書で共通の条件を定め、案件ごとの金額や納期は注文書・注文請書で確認する形にすると、取引ごとの内容を書面で残せます。条項の確認は業務委託契約書で、確認しておく条項はどれですかも参考にしてください。

基本契約書と個別契約

共通の条件を入れた大きな契約書と、案件ごとに分けた注文書を整理する図
基本契約書で共通の条件を定め、案件ごとの金額や納期は注文書・注文請書で確認する形にすると、取引ごとの内容を書面で残せます。

ご相談で伺うこと

  • 取引の内容と、相手方の事業者としての規模・形態
  • 依頼から現在までのやり取りの経過
  • 手元にある発注書・見積書・メール・チャットなどの記録
  • 相手方との間で食い違っている点
  • 今後も取引を続ける予定があるか

関連する法改正コラム

出典