何が問題になるか
場面
入社した社員や扶養家族のいる社員にマイナンバーの提出を求めたところ、「渡したくない」と断られることがあります。会社は、源泉徴収票や社会保険の届出を期限までに出さなければなりません。番号が手元に無いまま提出してよいのかが問題になります。
法律の整理
会社には、源泉徴収票や社会保険の届出にマイナンバーを記載する義務があり、そのために社員へ提供を求める義務があります。社員の側にも提供する法的な義務はありますが、拒んだことへの罰則はありません。
拒まれた場合は、提供を求めた経緯（日時・説明した内容）を記録しておけば、未記載のまま提出しても会社に不利益はありません。これは国税庁と年金機構の案内に沿った扱いです。
未記載のまま届出を出す
国税庁は、平成28年1月からマイナンバーの利用が始まったことを示したうえで、税務署へ申告書などを提出する際は「マイナンバーの記載＋本人確認書類の提示又は写しの添付が必要です」と案内しています。取得から廃棄までの取扱いは、個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」が定めています。
会社が備えること
確認すること
- マイナンバーの記載が要る書類と要らない書類の区別（国税庁が一覧を公表しています）
- 提供を受けるときの本人確認の方法。マイナンバーカードなら「番号確認と身元確認が1枚でできます」。カードが無い社員には、番号確認書類と身元確認書類を1つずつ出してもらいます
- 利用目的を社員に通知しているか
- 取扱担当者、保管の方法、廃棄の手順が決まっているか
対応
社員が提出を拒んだときは、次の順に進めます。
- 利用目的と、会社に記載の義務があることを書面で説明する
- 求めた日時と説明した内容を記録し、保管する
- 期限までに番号が得られなければ、未記載のまま届出を出す
あわせて、マイナンバーを扱う担当者を限り、書類やデータを見られる人を絞って保管します。退職した社員の番号も、書類ごとの保存期間を確認し、期間が過ぎたものを廃棄・削除する手順を決めておきます。段階ごとの取扱いは、ガイドラインの巻末資料「個人番号の取得から廃棄までのプロセスにおける本ガイドラインの適用（大要）」で確かめられます。
担当者と保管
ご相談で伺うこと
- 提出を拒んでいる社員の人数と、拒む理由
- これまでに提供を求めた方法と、その記録の有無
- 利用目的の通知文や取扱規程の有無
- 退職者の番号の保管状況と廃棄の手順