何が問題になるか
場面
取引先から、契約書を電子契約サービスで締結したいと提案を受けることがあります。社内で電子契約の導入を検討する場面もあります。そのとき、紙に押印した契約書と同じように効力があるのか、後で争いになったときに証拠として使えるのかが問題になります。
法律の整理
契約は原則として方式が自由です。そのため、電子契約で結んだ契約も有効です。さらに、本人による一定の電子署名があれば、電子署名法第3条により、契約書のデータが真正に成立したものと推定されます。
電子署名法第2条は、第1項で、「電子署名」を定義しています。電磁的記録に記録できる情報について行われる措置のうち、次の要件をいずれも満たすものが電子署名です。要件は、「当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのもの」であることと、「当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるもの」であることです。
第3条は、電磁的記録について「本人による電子署名」が行われているときは、「真正に成立したものと推定する」と定めています。ただし、その電子署名は「本人だけが行うことができることとなるものに限る」とされています。
サービス事業者が署名をする事業者署名型（立会人型）の電子契約については、総務省・法務省・経済産業省のQ&Aで、一定の条件のもとで第3条の推定が及び得ると整理されています。
一方で、法令で書面の交付が求められる一部の契約や場面では、電子契約にできない場合があります。また、電子契約のデータは、電子帳簿保存法上の保存要件に沿って保存する必要があります。
本人確認と改変の確認
会社が備えること
確認すること
- 使う電子契約サービスで、当事者本人が電子署名をするのか、サービス事業者が署名をするのか（事業者署名型・立会人型）
- 本人確認の方法と、署名に使う符号や物件の管理の方法
- その契約について、法令で書面の交付が求められていないか
- 締結後の電子データを、どこにどう保存するか
対応
- 自社で使うサービス、または取引先から指定されたサービスの署名方式を確認します。
- 事業者署名型の場合は、Q&Aで示された条件に照らして、本人確認の方法などをサービスの資料で確かめます。
- 契約の種類ごとに、書面の交付義務がないかを確認します。
- 電子データの保存方法を、電子帳簿保存法の保存要件に合わせて社内で決めます。電子データの保存については、メールやウェブで受け取った請求書は、紙に印刷して保存するだけでは足りませんでも説明しています。
電子データの保存方法を決める
ご相談で伺うこと
- 電子契約にしたい契約の種類と相手方
- 使う予定の電子契約サービスと、その署名方式
- 社内の決裁の流れと、署名をする人の権限の決め方
- 締結後の契約データの保存場所と管理の方法