何が問題になるか
場面
入社の手続で、親族などに身元保証書を書いてもらっている会社があります。書式は何年も前に作ったものを使い続けていて、保証する金額の欄がありません。人事の担当者から、この書類はいまも意味があるのかと尋ねられました。社員が会社に損害を与えたときに、身元保証人へ請求できるのかも確かめたい、という場面です。
法律の整理
結論から書きます。2020年4月1日に施行された改正民法で、個人が根保証をする場合は、極度額（上限額）の定めがないと無効になります。身元保証書も、個人が保証人になるものなので、極度額を定める必要があります。金額の欄がない古い書式のままでは、保証の定めは無効です。
この改正は、民法の一部を改正する法律（平成29年法律第44号）によるものです。法務省は、この改正が民法のうち「債権関係の規定」の見直しであると説明しています。そのうえで、一部の規定を除き、2020年4月1日から施行されると案内しています。
次に、保証の期間です。身元保証契約の期間は、定めがなければ3年で、定める場合でも最長5年です。身元保証ニ関スル法律第1条は、期間を定めない身元保証契約について「其ノ成立ノ日ヨリ三年間其ノ効力ヲ有ス」と定めています。第2条は、第1項で「身元保証契約ノ期間ハ五年ヲ超ユルコトヲ得ズ」とし、これより長い期間を定めたときは5年に短縮するとしています。第2項で、契約の更新はできるものの、その期間も更新の時から5年を超えられないとしています。
このように、極度額と期間の両方に制約があります。そのため、身元保証書の実務上の効果は限定的です。身元保証書は、採用時の本人確認と、緊急連絡先の把握を主な目的として位置づけます。
会社が備えること
確認すること
- 使っている身元保証書に、保証の上限となる金額（極度額）が書かれているか
- 保証の期間が書かれているか。書かれているなら何年か
- 期間が過ぎた後に、更新の手続をしているか
- 身元保証書を何のために取っているのか、社内で説明できるか
保証の上限と期間を確認
対応
- 身元保証書の書式に極度額の欄を設け、金額を記入してもらう
- 保証の期間を5年以内で書き、始まりと終わりの日を台帳で管理する
- 期間が過ぎた社員について、更新するかどうかの扱いを社内で決める
- 書類の目的を、本人確認と緊急連絡先の把握として人事の担当者に共有する
- 古い書式で取った身元保証書が、いまどれだけ残っているかを洗い出す
古い書式を洗い出す
ご相談で伺うこと
- いま使っている身元保証書の書式と、使い始めた時期
- 極度額をいくらにするか、社内で考えている金額とその理由
- 身元保証人に何を求めたいのか（損害の賠償か、連絡先の確保か）
- 社員が会社に損害を与えた場面が、これまでにあったか
- 就業規則や、ほかの入社書類との関係